Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Ihr Team den Überblick verliert und Projekte unnötigerweise verlängert werden? In diesem Fall könnte eine Workflow-Management-Software (WMS) genau das sein, was Sie und Ihre Kollegen benötigen, um wieder auf den richtigen Weg zu kommen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir, wie die passende WMS dein Projektmanagement revolutionieren und dir zu mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit verhelfen kann. Lass dich von den vielseitigen Funktionen überraschen und erfahre, worauf es bei der Auswahl der besten Workflow Software ankommt.

Bleib dran, denn der Weg zum optimalen Teamwork beginnt hier!

Wenn du also auf der Suche nach dem besten Workflow Management Tool im Jahr 2024 bist, lies weiter, um mehr zu erfahren!

Beste Workflow Software

Asana Workflow Software

Asana

Beste Workflow Software für Profis

Monday.com- Workflow Software

Monday.com

Beste Workflow Software Einsteiger

Trello Workflow Software

Trello

Deutsche Workflow Software Anbieter

Enterprise Workflow Engine


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Die 7+ besten Workflow Software Management Tools 2024

Was ist Workflow Management und wie hilft eine Workflow Management Software dabei?

Du fragst dich vielleicht: Was ist Workflow Management eigentlich und wofür brauche ich es? Keine Sorge, ich erkläre es dir ganz einfach. 

Workflow Management bezeichnet die Optimierung, Automatisierung und Überwachung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Ziel ist es, die Effizienz, Kommunikation und Qualitätssicherung zu verbessern, indem alle Arbeitsschritte klar definiert, organisiert und nachverfolgbar sind. So werden werthaltige Ergebnisse erzielt, Fehler vermieden und Ressourcen geschont.

Eine Workflow-Management-Software ist ein digitales Werkzeug, das dabei hilft, diese Prozesse optimal abzubilden und zu steuern. Mit ihrer Hilfe lassen sich Arbeitsabläufe transparent darstellen, zugehörige Aufgaben und Zuständigkeiten zuweisen, Fristen und Genehmigungen managen und Fortschritte in Echtzeit überwachen. Dadurch wird die Zusammenarbeit erleichtert, die Produktivität gesteigert und der Erfolg des Unternehmens gefördert.

Einige Beispiele für Einsatzbereiche einer Workflow-Management-Software sind:

  • Projektmanagement: Hier werden Projekte in Phasen unterteilt, Meilensteine gesetzt und Ressourcen geplant.
  • Dokumentenmanagement: Das System unterstützt die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und Archivierung von Dokumenten.
  • Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Automatisierung und Nachverfolgung von Kundenanfragen und -interaktionen.
  • Rechnungsstellung und Finanzmanagement: Erstellung, Freigabe und Nachverfolgung von Rechnungen sowie Budgetplanung und -kontrolle.

Es gibt mittlerweile zahlreiche Anbieter von Workflow-Management-Software auf dem Markt, die je nach individuellen Bedürfnissen und Anforderungen das passende Tool für dein Unternehmen bieten. Dabei sind intuitive Benutzeroberflächen, Anpassbarkeit und Integration in bestehende Systeme wichtige Faktoren, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten.

Was ist ein Workflow?

Was ist ein Workflow? Innerhalb eines Workflows gibt es verschiedene Elemente wie Arbeitsschritte, Zustände und Übergänge. Die Arbeitsschritte sind die Tätigkeiten, die ausgeführt werden müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Zustände beschreiben den momentanen Stand einer Aufgabe, während Übergänge dokumentieren, wann beziehungsweise unter welchen Bedingungen eine Aufgabe von einem Zustand in den nächsten wechselt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Workflow-Management bedeutet, Geschäftsprozesse zu optimieren und Kontrolle darüber zu haben. Mithilfe von Workflow Software kannst du nicht nur Zeit sparen und Fehler vermeiden, sondern auch die Produktivität und Effizienz Deines Unternehmens steigern.

Die 7+ besten Workflow Software Management Tools 2024

In der heutigen schnelllebigen und digitalisierten Arbeitswelt spielt Effizienz eine entscheidende Rolle für den Unternehmenserfolg. Innovative Workflow Software Management Tools helfen dabei, Abläufe und Prozesse effizienter und produktiver zu gestalten.

Entdecke im Folgenden die 7+ besten Workflow Software Management Tools für 2024, die deine Arbeitsabläufe revolutionieren und zu nachhaltigem Erfolg führen werden!

1. Asana

Asana

Asana Workflow Software

Beliebte Workflow Software

  • Preis: ab 0 € / Monat
  • Kontrolle des Genehmigungsprozess
  • Compliance-Verfolgung
  • Workflow-Konfiguration
  • Aufgabenmanagement

Asana ist ein Workflow-Management-Tool, das Teams hilft, ihre Arbeit zu koordinieren und organisiert zu bleiben. Mit Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Zeiterfassung, Workflow-Konfiguration, Compliance-Tracking, Aufgabenmanagement und vielem mehr bietet Asana eine umfassende Suite von Tools für die Verwaltung komplexer Projekte. Es lässt sich auch mit anderen Tools wie Slack, Gmail und Google Calendar integrieren. 

Funktionen: 

– Gantt-Diagramme 

– Kanban-Tafeln 

– Zeiterfassung 

– Workflow-Konfiguration 

– Verfolgung der Einhaltung 

– Aufgabenverwaltung  

– Integrationen mit anderen Tools wie Slack, Gmail und Google Calendar. 

Vorteile: 

– Einfaches Koordinieren von Aufgaben zwischen Personen oder Teams 

– Workflow-Automatisierung bestimmter Prozesse, um die Effizienz zu steigern  

– Verfolge den Fortschritt in Echtzeit mit Live-Updates für mehr Verantwortlichkeit  

– Visualisiere komplexe Projekte mit Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards  

Nachteile: 

– Einschränkungen für kostenlose Nutzer, z. B. keine Projekthistorie oder administrative Kontrollen  

Geeignet für:

Mittlere bis große Teams, die an komplexen Projekten arbeiten und eine effektive Koordination zwischen Teams und Einzelpersonen benötigen. 

Asana Preise:

Die Workflow-Software von Asana bietet drei verschiedene Preismodelle an, um den unterschiedlichen Anforderungen von Einzelpersonen und Teams gerecht zu werden. Diese Modelle sind in „Basic“, „Premium“ und „Business“ unterteilt.

  • Basic: Das „Basic“-Modell ist kostenfrei und eignet sich hervorragend für Einzelpersonen oder Teams, die ihre ersten Schritte im Bereich Projektmanagement unternehmen möchten. Hier stehen grundlegende Funktionen zur Verfügung, mit denen Benutzer ihre Projekte effektiv verwalten und organisieren können.
  • Premium: Für professionellere Teams, die auf verlässliche Projektpläne angewiesen sind, bietet Asana das „Premium“-Modell an. Dieses Paket kostet €10,99 pro Nutzer und Monat und beinhaltet erweiterte Funktionen wie Basic Variante. Diese zusätzlichen Funktionen ermöglichen es Teams, detailliertere und präzisere Projektpläne zu erstellen und ihre Ressourcen effizienter einzusetzen.
  • Business: Das umfangreichste Preismodell ist das „Business“-Paket, das sich an Unternehmen und Teams richtet, die mehrere Projekte gleichzeitig verwalten müssen. Diese Option kostet €24,99 pro Nutzer und Monat und bietet erweiterte Funktionen. Die „Business“-Lösung ermöglicht es Benutzern, alle ihre Projekte und Aufgaben zentral zu überwachen und so eine bessere Zusammenarbeit und einen effizienteren Projektablauf sicherzustellen.

Beliebte Workflow Software von Asana ab 0 €!

Insgesamt stellt Asana seinen Kunden eine vielfältige Palette von Preismodellen zur Verfügung, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Anwendungsgebiete abdecken. Damit eignet sich die Workflow-Software sowohl für Anfänger im Projektmanagement als auch für erfahrene Teams, die den Erfolg ihrer Projekte auf einer höheren Ebene sicherstellen möchten.

2. Monday.com

Monday.com

Monday.com- Workflow Software

Beliebte Workflow Software für Profis

  • Preis: ab 0 € / Monat
  • Kontrolle des Genehmigungsprozess
  • Compliance-Verfolgung
  • Workflow-Konfiguration
  • Aufgabenmanagement

Monday.com ist eine leistungsstarke Workflow-Software, die Teams dabei unterstützt, effizienter zu arbeiten und ihre Produktivität zu steigern. Sie bietet eine zentrale Plattform für die Verwaltung aller täglichen Prozesse, ermöglicht individuelle Anpassungen und Automatisierungen, um Arbeitsabläufe zu optimieren, und integriert sich nahtlos in verschiedene Drittanbieter-Apps.

Funktionen:

  • Anpassbare Arbeitsbereiche und Boards für unterschiedliche Projekte und Anforderungen
  • Automatisierung von Arbeitsabläufen, Aufgaben und Benachrichtigungen, um Zeit und Ressourcen zu sparen
  • Integrationen mit gängigen Drittanbieter-Apps wie Google Drive, Slack, Outlook und mehr
  • Nutzerdefinierte Warnungen und automatische Statusaktualisierungen für klare Prioritäten und effektive Kommunikation
  • Zusammenarbeit in Echtzeit und transparente Einblicke in den Fortschritt jedes Teammitglieds
  • Leistungsfähige Suche und Filteroptionen für Informationen und Aktualisierungen

Vorteile:

– Intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienung für schnelles Onboarding

– Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für individuelle Arbeitsabläufe

– Zeitsparende Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben

– Förderung der Teamarbeit und effektiven Kommunikation

– Regelmäßige Updates und kontinuierliche Verbesserung der Software

Nachteile:

– Für manche Nutzer könnten die umfangreichen Funktionen überfordernd wirken

– Relativ hoher Preis im Vergleich zu einigen Wettbewerbern

– Mögliche Einschränkungen bei bestimmten Integrationen

Geeignet für:

Monday.com ist ideal für Unternehmen und Teams jeder Größe und Branche, die ihre Arbeitsabläufe straffen und ihre Produktivität steigern möchten. Die Software eignet sich besonders gut für kollaboratives Arbeiten, da sie Teammitgliedern ermöglicht, in Echtzeit an Projekten und Aufgaben zusammenzuarbeiten. Sie ist auch ideal für Remote-Teams, die eine zentrale Plattform für die Projektverwaltung und Kommunikation benötigen.

Monday Preise:

Die Workflow-Software von monday.com bietet verschiedene Preisoptionen, um den Anforderungen von Einzelpersonen, Teams und Unternehmen gerecht zu werden.

  • Einzelpersonen: Für Einzelpersonen, die ihre Arbeit organisieren möchten, gibt es die kostenlose Option für immer, die bis zu 2 Benutzer unterstützt.
  • Basic: Für kleine Teams gibt es das Basic-Abonnement für 8 € pro Benutzer und Monat (24 € insgesamt), das jährlich abgerechnet wird. Diese Option richtet sich an Gruppen, die eine einfache Lösung zur Organisation ihrer Aufgaben benötigen.
  • Standard: Die nächste Preisstufe ist die Standard-Option für 10 € pro Benutzer und Monat (30 € insgesamt) und wird ebenfalls jährlich abgerechnet. Diese beliebteste Option bietet erweiterte Funktionen für die Projektplanung und -verwaltung.
  • Pro: Für anspruchsvollere Arbeitsgruppen, die komplexe Workflows straffen und verwalten möchten, gibt es das Pro-Abonnement für 16 € pro Benutzer und Monat (48 € insgesamt), das auf einer jährlichen Basis abgerechnet wird. Diese Option bietet verschiedene zusätzliche Funktionen für fortschrittliches Projektmanagement.
  • Enterprise: Zudem bietet monday.com ein Enterprise-Abonnement für Organisationen an, die Enterprise-Grade-Funktionen suchen. Preisangaben für das Enterprise-Paket sind auf Anfrage erhältlich und können speziell auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten werden.

Beliebte Workflow Software von Monday.com ab 0 €!

Die Workflow-Software von Monday.com bietet somit flexible Preisgestaltung, die auf die Bedürfnisse von Einzelpersonen, kleinen Teams, größeren Arbeitsgruppen und sogar Enterprise-Organisationen zugeschnitten ist. Die verschiedenen Preisoptionen erlauben es den Nutzern, die für sie passende Lösung zu wählen, um ihre Projekte effizient zu verwalten und den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten.

3. Trello

Trello

Trello Workflow Software

Beliebte Workflow Software für Einsteiger

  • Preis: ab 0 € / Monat
  • Workflow-Konfiguration
  • Aufgabenmanagement

Trello ist eine Workflow-Software, die sich durch ihre visuelle Darstellung im Kanban-Stil, eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche sowie eine Vielzahl an Power-Ups zur Erweiterung der Funktionalität auszeichnet. Trello eignet sich hervorragend für kleinere Teams und einfache Projekte und ermöglicht eine teamübergreifende Zusammenarbeit mit mehr als 100 Integrationen, wie zum Beispiel Google Drive, Slack oder Jira.

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Funktionen:

  • Visuelles Projektmanagement: Trello macht es einfach, den Überblick über Aufgaben und Fortschritte innerhalb eines Projekts zu behalten, indem es eine klare visuelle Darstellung im Kanban-Stil bietet. 
  • Intuitive Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche von Trello ist einfach und intuitiv, was es ermöglicht, schnell und ohne große Einarbeitung Projekte zu erstellen, zu verwalten und zu teilen.
  • Power-Ups: Trello bietet über 100 Power-Ups, mit denen die Funktionalität des Tools erweitert werden kann, um wichtige Anwendungen wie Google Drive, Slack oder Jira zu integrieren.

Vorteile:

  • Einfache Bedienung und intuitive Benutzeroberfläche, was den Einstieg erleichtert
  • Vielzahl an Integrationen und Power-Ups zur Erweiterung der Software
  • Visuelle Darstellung der Projekte hilft dabei, den Überblick zu behalten

Nachteile:

  • Für umfangreiche und komplexe Projekte kann Trello möglicherweise zu simpel sein und weniger Funktionen bieten als alternative Werkzeuge
  • Manche Funktionen und Power-Ups sind erst in höheren Preismodellen verfügbar

Geeignet für:

Trello eignet sich besonders für kleinere Teams und einfachere Projekte, die ein leicht verständliches und intuitives Workflow-Management-Tool suchen. Da Trello anpassungsfähig ist, kann es in verschiedenen Bereichen wie Marketing, HR, Vertrieb oder operatives Geschäft eingesetzt werden. Die Transparenz des Tools und die teamübergreifenden Funktionen machen es ideal für Organisationen, die nach einer leichtgewichtigen Lösung für Projektmanagement und Kollaboration suchen.

Trello Preise:

Die Trello Workflow-Software bietet vier verschiedene Preismodelle, um den Bedürfnissen von Einzelpersonen und Teams jeder Größe gerecht zu werden.

  • Free: Die kostenfreie Version ermöglicht Basisfunktionen und Zusammenarbeit für Teams, die unkomplizierte Organisation ihrer Projekte suchen.
  • Standard: Das Standard-Paket ist für $5 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (oder $6 bei monatlicher Abrechnung) erhältlich. Es richtet sich an kleine Teams, die ihre Aufgaben effektiv verwalten und die Zusammenarbeit effizient gestalten möchten. Durch den günstigen Preis bietet es einen attraktiven Zugangspunkt für Teams, die ihre Arbeitsabläufe optimieren möchten.
  • Premium: Das Premium-Paket richtet sich an größere Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig verfolgen und visualisieren müssen. Dabei werden zusätzliche Funktionen wie Projekt Boards, Zeitleisten und Kalender, usw. bereitgestellt. Die Kosten betragen $10 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (oder $12,50 bei monatlicher Abrechnung). Das erweiterte Funktionsangebot erlaubt es den Teams, ihre Projekte auf vielzählige Arten zu verfolgen und anzuzeigen.
  • ENTERPRISE: Für Unternehmen, die besonderen Wert auf teamübergreifende Zusammenarbeit und hohe Sicherheitsanforderungen und Kontrollmechanismen legen, bietet Trello das Enterprise-Paket an. Mit einem Preis von $17,50 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (entspricht $210,00 pro Benutzer pro Jahr) richtet sich dieses Angebot an große Organisationen, die eine umfassende und leistungsfähige Workflow-Lösung suchen.

Beliebte Workflow Software von Trello ab 0 €!

Insgesamt ermöglicht Trello durch seine differenzierten Preisstrukturen und Funktionen den Nutzern – unabhängig von ihren Anforderungen – eine passende Lösung für die Organisation und Verwaltung ihrer Projekte.

4. Kissflow

Kissflow

Kissflow Workflow Software

  • Preis: ab 15 € / Monat
  • Kontrolle des Genehmigungsprozess
  • Compliance-Verfolgung
  • Workflow-Konfiguration
  • Aufgabenmanagement

Die Kissflow Workflow Software ist eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Workflow-Automatisierungssoftware, die sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Workflows unterstützt. Mit seiner No-Code-Plattform können Benutzer automatisierte Prozesse und Projektboards erstellen, Fallflüsse verwalten und effektiv zusammenarbeiten.

Funktionen:

– Cloudbasierte Workflow-Automatisierung

– Kontrolle des Genehmigungsprozesses

– Workflow-Konfiguration

– Anpassbare Prozessvorlagen für verschiedene Geschäftsanforderungen

– Integration mit Google Workspace, Salesforce und anderen Tools

Vorteile:

1. Einfache Benutzeroberfläche und No-Code-Plattform, die es jedem ermöglicht, Workflows zu erstellen.

2. Anpassbare Vorlagen, die auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnitten werden können.

3. Integration mit gängigen Tools wie Google Workspace und Salesforce.

Nachteile:

1. Kann schwierig sein, komplexe oder stark angepasste Workflows zu erstellen, ohne zusätzliches technisches Wissen.

2. Funktionen und Integrationen können in der Basisversion eingeschränkt sein.

Geeignet für:

Kissflow Workflow eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die nach einer einfach zu bedienenden, benutzerfreundlichen Workflow-Software suchen. Mit seiner Anpassungsfähigkeit und Integration in gängige Tools ist Kissflow ideal für Unternehmen, die ihre Effizienz in Bereichen wie Projektmanagement und Zeiterfassung verbessern möchten.

Kissflow Preise:

Die Workflow-Software von Kissflow bietet drei verschiedene Preismodelle, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, von kleinen Teams bis hin zu großen Organisationen. Diese Preismodelle sind in zwei Varianten verfügbar: monatliche und jährliche Abonnements. Die jährlichen Abonnements bieten in der Regel einen besseren Preis als die monatlichen Optionen.

  • Small Business: Das erste Preismodell richtet sich an kleine Unternehmen und umfasst benutzerfreundliche, Code-freie Werkzeuge zum Erstellen, Ausführen und Verwalten von Workflows. Dieses Angebot kostet 15€ pro Benutzer und Monat. Diese Lösung ist ideal für kleinere Teams, die einfache, aber effektive Werkzeuge zur Bewältigung ihrer Arbeitsprozesse benötigen.
  • Corporate: Das mittlere Preismodell ist für wachsende Unternehmen konzipiert, die eine organisationsweite Lösung mit verbesserter Governance suchen. Dieses Paket wird zu einem Preis von 20€ pro Benutzer und Monat angeboten. Diese Option bietet zusätzliche Funktionen und Support, um den spezifischen Anforderungen von größeren Organisationen gerecht zu werden und optimale Ergebnisse bei der Planung und Durchführung von Workflows zu erzielen.
  • Enterprise: Das Enterprise-Modell bietet schließlich Lösungen für große Organisationen, die Low-Code-Werkzeuge zum Erstellen von multifunktionalen Apps mit benutzerdefinierten Integrationen und mehreren Umgebungen benötigen. Dieses Angebot richtet sich an Unternehmen, die komplexe Anforderungen an ihre Workflow-Gestaltung und -Ausführung haben und maßgeschneiderte Tools für ihre spezifischen Bedürfnisse benötigen. Die Preise für das Enterprise-Preismodell sollten direkt beim Unternehmen erfragt werden, da sie je nach Umfang und Anforderungen variieren können.

Beliebte Workflow Software von Kissflow ab 15 €!

Insgesamt bietet Kissflow eine breite Palette von Lösungen für Unternehmen jeder Größe und Branche, um Workflows effizient zu verwalten und die Produktivität zu steigern.

5. ClickUp

ClickUp

ClickUp Workflow Tool

  • Preis: ab 0 € / Monat
  • Kontrolle des Genehmigungsprozess
  • Workflow-Konfiguration
  • Aufgabenmanagement

ClickUp ist eine All-in-One-Plattform für Projektmanagement und Zusammenarbeit, die darauf abzielt, Frustration, Ineffizienzen und Verbindungsabbrüche im Projektmanagement-Ökosystem zu beseitigen. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einer Vielzahl an Funktionen eignet sich ClickUp ideal für Teams, die eine umfassende Workflow-Software suchen, welche sowohl einfach zu bedienen als auch leistungsfähig ist.

Funktionen:

Umfassende Aufgabenverwaltung: Erstellen, Planen und Verfolgen von Aufgaben und Unteraufgaben 

Fortschrittsverfolgung und Zeitplanung: Gantt-Diagramme, Kalenderintegration und Zeitplanungsfunktionen

Teamkommunikation: Integrierte Chat- und Kommentarfunktionen für nahtlose Zusammenarbeit

Anpassbare Arbeitsbereiche und Workflows: Flexibles System zur Anpassung der Oberfläche und der Prozesse an individuelle Bedürfnisse

Integrationen: Unterstützung für zahlreiche Drittanbieter-Apps wie Slack, GitHub, Google Drive und mehr

Mobiler Zugriff: Native Android- und iOS-Apps zur Verwendung unterwegs

Vorteile:

– Einfache und intuitive Bedienung

– Anpassbarkeit und Skalierbarkeit für verschiedene Teamgrößen und Branchen

– Integration mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Apps

– Preisstrukturen für verschiedene Budgets, einschließlich einer kostenlosen Basisversion

Nachteile:

– Die Fülle von Funktionen kann auf den ersten Blick überwältigend wirken

– Möglicherweise fehlende spezifische Funktionen für bestimmte Branchen oder Projekttypen

Geeignet für:

ClickUp eignet sich insbesondere für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ein flexibles und anpassbares Projektmanagement-Tool suchen. Es ist ideal für Teams, die Aufgaben effektiv verwalten, ihre Produktivität steigern und den Überblick über Projekte und Ressourcen behalten möchten. Darüber hinaus ist ClickUp durch seine Anpassungsfähigkeit und Integrationen mit anderen Plattformen auch für größere Unternehmen und verschiedene Branchen geeignet, wie beispielsweise Marketing, IT, Bildung oder Start-ups.

ClickUp Preise:

Die Workflow-Software von ClickUp bietet fünf verschiedene Tarifmodelle, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind. Von der kostenlosen Version für persönliche Nutzung bis hin zu umfangreichen Optionen für große Unternehmen, ist für jeden etwas dabei.

  • Free Forever: Diese Version ist optimal für den persönlichen Einsatz. Sie ist kostenlos und zeitlich unbegrenzt nutzbar. Perfekt, um die Software kennenzulernen und für Alle, die nur gelegentlich Projektarbeit erledigen.
  • Unbegrenzt: Die Unlimited-Version ist speziell auf kleine Teams ausgerichtet, bei denen eine kostenfreie Lösung nicht mehr ausreicht. Für nur 5€ pro Mitglied und Monat bietet dieses Angebot einen erweiterten Funktionsumfang, um die Teamarbeit besser organisieren und optimieren zu können.
  • Business: Das Business-Paket richtet sich an mittelgroße Teams, die noch mehr Leistung und Skalierbarkeit benötigen. Für 12€ pro Mitglied und Monat erhält man ein erweitertes Spektrum an Möglichkeiten, um komplexe Projekte effizienter zu bewältigen und Zusammenarbeit auf höherem Niveau zu fördern.
  • Business Plus: Bei Business Plus handelt es sich um eine erweiterte Version, die speziell für mehrere Teams innerhalb einer Organisation entwickelt wurde. Mit einem Preis von 19€ pro Mitglied und Monat bietet dieser Tarif erweiterte Funktionen und individuelle Anpassungsmöglichkeiten, um sicherzustellen, dass unterschiedliche Teamanforderungen berücksichtigt werden.
  • Enterprise: Das Enterprise-Paket ist die umfangreichste Option und richtet sich an große Unternehmen mit vielen Teams und einem erhöhten Bedarf an Ressourcen und Sicherheitsvorkehrungen. Die Kosten für diesen Tarif sind individuell anpassbar und auf Anfrage erhältlich. Hierbei profitiert man von einem hochpersonalisierten Service sowie einer erweiterten Palette an Funktionen und Nutzeroberflächen, die die Zusammenarbeit noch effizienter gestalten.

Beliebte Workflow Software von ClickUp ab 0 €!

Mit diesen vielfältigen Angeboten bietet ClickUp für jeden das passende Tarifmodell, um seine Workflow-Prozesse optimal zu organisieren und das Beste aus der Zusammenarbeit im Team herauszuholen.

6. Wrike

Wrike

Wrike Workflowmanagement Software

  • Preis: ab 0 € / Monat
  • Kontrolle des Genehmigungsprozess
  • Compliance-Verfolgung
  • Workflow-Konfiguration
  • Aufgabenmanagement

Wrike Projektmanagement ist eine leistungsstarke Workflow-Software zur Arbeitsverwaltung, die von über 20.000 Unternehmen weltweit genutzt wird. Die cloudbasierte Lösung ermöglicht es, das Dokumentenmanagement zu optimieren, Projekte besser zu überwachen und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Funktionen:

– Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen, Berichten und Echtzeit-Kollaboration

– Anpassbare Dashboards und Integration mit Adobe Creative Cloud

– Cloud-basierte, kontextbezogene Dateispeicherung

– Nutzerdefinierte Antragsformulare zur Dokumentenfreigabe

– Visuelle Prüfung und schnelle Kennzeichnung von Teamkollegen bei Dateianfragen

– Über 400 Integrationen mit anderen Softwarelösungen

Vorteile:

– Umfassende Projektmanagement-Tools erleichtern die Planung und Überwachung von Projekten

– Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen

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– Erweiterung und Verbesserung der Funktionalität durch zahlreiche Integrationen

– Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit im Team

Nachteile:

– Kann eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern, um das volle Potenzial auszuschöpfen

– Tiefere Anpassungsmöglichkeiten und einige Funktionen sind nur in höheren Preispaketen verfügbar

Geeignet für:

Wrike eignet sich besonders für Unternehmen, die effiziente Projektmanagement-Tools suchen und Wert auf eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Lösung legen. Die Software ist anpassungsfähig und skalierbar, sodass sie sowohl für kleine Teams als auch für größere Unternehmen geeignet ist. Insbesondere ist Wrike ideal für Multiteam-Projekte, Ressourcenmanagement und solche, die eine Integration mit der Adobe Creative Cloud benötigen.

Wrike Preise:

Die Workflow-Software von Wrike bietet vier verschiedene Preismodelle, um den unterschiedlichen Anforderungen von Teams in verschiedenen Wachstumsstadien gerecht zu werden. Die Preisgestaltung ist auf monatlicher Basis und pro Nutzer gestaltet, was eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens ermöglicht.

  • Free: Das erste Modell, „Free“, ist kostenfrei und eignet sich für Teams, die am Anfang stehen. Es ermöglicht die zentralisierte Verwaltung von Aufgaben und ist ideal für ein einfaches Aufgabenmanagement.
  • Team: Das zweite Modell, „Team“, kostet $9,80 pro Nutzer und Monat und ist für expandierende Teams konzipiert. Die Funktionen umfassen gemeinsame Projektdurchführung und Automatisierung von Prozessen. Damit kann das Team nahtlos zusammenarbeiten und produktiver agieren.
  • Business: Das am häufigsten bevorzugte Modell, „Business“, ist für alle Teams eines Unternehmens geeignet und kostet $24,80 pro Nutzer und Monat. Es bietet individuell angepasste Plattformen für jedes Team und Anwendungsszenario, wodurch eine flexible und effiziente Arbeitsweise ermöglicht wird.
  • Enterprise: Das vierte Modell, „Enterprise“, richtet sich an große Teams und bietet erstklassige, auf Unternehmen zugeschnittene Sicherheit und Skalierbarkeit. Der Preis ist in diesem Fall individuell verhandelbar, um den besonderen Anforderungen von großen Organisationen gerecht zu werden.

Beliebte Workflow Software von Wrike ab 0 €!

Mit diesen vier Preismodellen können Unternehmen jeder Größe und Branche eine passende Lösung für ihr Workflow-Management finden. Die Software von Wrike ermöglicht es Teams, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und somit Zeit und Ressourcen optimal einzusetzen.

7. Jira

Jira

Jira Workflow Tool

  • Preis: ab 0 € / Monat
  • Kontrolle des Genehmigungsprozess
  • Compliance-Verfolgung
  • Workflow-Konfiguration
  • Aufgabenmanagement

Jira Projektmanagement ist eine leistungsstarke und anpassungsfähige Workflow-Software, die es agilen Teams ermöglicht, ihre Projekte effektiv zu verwalten. Egal, ob Sie ein kleines Team oder ein großes Unternehmen sind, Jira bietet die nötigen Funktionen und die Flexibilität, um Ihre Workflows anzupassen und so die Produktivität und Effizienz zu steigern.

Funktionen:

– Kontrolle des Genehmigungsprozesses: Jira ermöglicht das Erstellen von benutzerdefinierten Genehmigungsprozessen und stellt sicher, dass alle erforderlichen Schritte eingehalten werden.

– Workflow-Konfiguration: Jira bietet eine intuitive Benutzeroberfläche zur Erstellung und Anpassung von Workflows, die genau auf die Anforderungen Ihres Teams abgestimmt sind.

– Compliance-Verfolgung: Mit Jira können Teams die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien überwachen und dokumentieren.

– Aufgabenmanagement: Jira ermöglicht es, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und nachzuverfolgen, um den Überblick über den Fortschritt des Projekts zu behalten.

Vorteile:

– Hohe Anpassungsfähigkeit: Jira bietet eine große Flexibilität bei der Gestaltung von Workflows, sodass Teams ihre Prozesse ganz nach ihren Bedürfnissen einrichten können.

– Umfangreiche Integrationen: Jira lässt sich problemlos in eine Vielzahl von Anwendungen und Tools integrieren, um den Arbeitsfluss reibungslos zu gestalten.

– Skalierbarkeit: Jira ist für Teams jeder Größe geeignet und wächst mit den Anforderungen deines Unternehmens.

Nachteile:

– Steile Lernkurve: Jira kann für neue Nutzer zunächst komplex wirken und erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit.

– Preis: Die kostenpflichtigen Editionen von Jira können für kleine Unternehmen und Start-ups hohe Kosten verursachen.

Geeignet für:

Jira eignet sich für kleine und große Unternehmen, die eine skalierbare und anpassungsfähige Workflow-Software für die effektive Planung, Ausführung und Kontrolle ihrer Projekte benötigen. Besonders für agile Teams, die komplexe Projekte mit vielen Aufgaben und Zusammenhängen verwalten, bietet Jira eine maßgeschneiderte Lösung für ihr Workflow-Management.

Jira Preise:

Die Workflow-Software von Jira bietet vier verschiedene Preismodelle, um den Bedürfnissen verschiedener Nutzergruppen gerecht zu werden und eine effiziente Arbeitsorganisation zu gewährleisten. 

  • Free: Dieses Modell erlaubt bis zu 10 Benutzer und ist damit ideal für kleine Teams oder Start-ups, die ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten möchten. Es ist auf monatliche Abonnements beschränkt und bietet grundlegende Funktionen für das Projekt- und Aufgabenmanagement.
  • Standard: Für 7,75 $ pro Benutzer (geschätzt) und insgesamt 77,50 $ pro Monat bietet die Standard-Version zusätzliche Funktionen, wie unbegrenzte Speicherkapazität und erweiterten Kundensupport. Dieses Modell eignet sich für mittelgroße Unternehmen, die auf der Suche nach einer ausgewogenen Kombination aus Funktionen und Preis sind.
  • Premium: Für anspruchsvollere Nutzer steht die Premium-Version zur Verfügung, die 15,25 $ pro Benutzer (geschätzt) und 152,50 $ pro Monat kostet. Dieses Abonnement bietet erweiterte Funktionen, wie Projekt-Automatisierung und Audit-Protokolle, um ein Höchstmaß an Effizienz und Compliance zu gewährleisten. Die Premium-Version eignet sich für größere Unternehmen, die nach einer leistungsstarken Workflow-Lösung suchen.
  • Enterprise: Für größte Unternehmen oder Organisationen mit spezifischen Anforderungen ist die Enterprise-Version verfügbar. Um die Enterprise-Preise anzeigen zu können, muss der Abrechnungszyklus auf die jährliche Abrechnung umgestellt werden. Diese Version bietet erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, wie benutzerdefinierte SLAs und Daten-Residenz, um den höchsten Anforderungen gerecht zu werden.

Beliebte Workflow Software von Jira ab 0 €!

Die Workflow-Software von Jira ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu optimieren und effiziente Teamkollaboration zu gewährleisten, indem sie Lösungen für verschiedenste Benutzer und Unternehmensgrößen anbietet. Die verschiedenen Tarife ermöglichen den Nutzern, die ideale Lösung für ihre Anforderungen und ihr Budget zu wählen.

8. Enterprise Workflow Engine

Enterprise Workflow Engine

  • Preis: auf Anfrage
  • Kontrolle des Genehmigungsprozess
  • Workflow-Konfiguration
  • Aufgabenmanagement

Die Enterprise Workflow Engine ist eine umfassende Workflow-Management-Lösung, die sich durch ihren benutzerfreundlichen Workflow-Designer, Workflow-Editor, Formular-Editor und Endbenutzer-Portal auszeichnet. Mit 20 Jahren Erfahrung im Bereich Workflowmanagement-Software ermöglicht sie eine bis zu 90% schnellere Prozessumsetzung durch Erweiterung von Basis-Prozessen. Sie ist in einer Vielzahl von Branchen einsetzbar, wie Beschaffung, IT-Administration, Finanzwesen, Kundenservice, HR, Vertrieb, Lagerhaltung, Gebäudemanagement, Logistik, Kundenverwaltung und Schulungswesen.

Funktionen:

– Kontrolle des Genehmigungsprozesses

– Workflow-Konfiguration

– Aufgabenmanagement

– Prozessdiagramm, das automatisch gezeichnet wird

– Formular-Editor 

– Endbenutzer-Portal

Vorteile:

– Einfache Bedienung

– Umfangreiche und anpassbare Prozessvorlagen

– Reduziert die Zeit für die Prozessumsetzung erheblich

– Flexibel einsetzbar in vielen verschiedenen Branchen

Nachteile:

– Eventuell höhere Kosten im Vergleich zu einfacheren Tools

– Mangel an Integrationen mit einigen Drittanbieter-Anwendungen

– Ggf. längerer Einarbeitungszeitraum für weniger technikaffine Mitarbeiter

Geeignet für:

Die Enterprise Workflow Engine eignet sich besonders für mittlere bis große Unternehmen, die komplexe Geschäftsprozesse optimieren möchten. Dank der Flexibilität der Software kann sie in nahezu allen Branchen und Abteilungen verwendet werden, um die Effizienz der Prozessabläufe zu steigern, Kosten zu reduzieren und die Transparenz innerhalb des Unternehmens zu erhöhen.

Enterprise Workflow Engine Preise:

Die Workflow Software von Enterprise Workflow Engine bietet eine leistungsstarke Lösung zur Automatisierung und optimierten Abwicklung von Geschäftsprozessen. Um die Preisgestaltung dieser Lösung einsehen zu können, wird empfohlen, sich direkt an den Anbieter zu wenden, da keine spezifischen Preisinformationen öffentlich kommuniziert werden. Diese Vorgehensweise ist bei Softwareanbietern und Dienstleistern weit verbreitet.

Zum besseren Verständnis der potenziellen Kosten ist es wichtig zu beachten, dass die Softwarelösung von Enterprise Workflow Engine auf verschiedene Kundengruppen und Unternehmensgrößen ausgerichtet ist. Aus diesem Grund kann es skalierbare Preismodelle geben, die sich nach der Anzahl der Benutzer, der benötigten Funktionalitäten und eventuellen Zusatzdienstleistungen richten. Beispielsweise könnten Preise auf Basis von monatlichen Abonnements, Pauschalen oder nutzungsabhängigen Gebühren strukturiert sein.

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Grundlagen von Workflow Management Systeme

Workflow-Management-Systeme sind ein leistungsfähiges Instrument zur Rationalisierung und Automatisierung der täglichen Aufgaben in jedem Unternehmen. Sie bieten eine effiziente Möglichkeit, Prozesse im gesamten Unternehmen zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Außerdem können sich Unternehmen mit Workflow-Management-Systemen schnell an veränderte Bedürfnisse anpassen und ihre Prozesse entsprechend individualisieren. 

Im Grunde genommen hilft das Workflow-Management dabei, sicherzustellen, dass jeder Schritt eines Prozesses korrekt und effizient ausgeführt wird. Dazu gehören der Zugriff auf relevante Daten und Dokumente, die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Personen oder Teams, die Erfassung von Informationen aus verschiedenen Quellen, die Sicherstellung der Einhaltung von Fristen, die Eliminierung manueller Schritte und vieles mehr.

Auf diese Weise können Unternehmen die durch ineffiziente Prozesse verursachte Zeit- und Ressourcenverschwendung erheblich reduzieren und gleichzeitig die Produktivität auf breiter Front steigern. 

Mit der zunehmenden Komplexität von Unternehmen in Bezug auf Größe, Betrieb und Kundenstamm steigt auch der Bedarf an einem effektiven Workflow-Management-System.

Unternehmen nutzen Workflow-Management-Software in der Regel, um Aktivitäten zwischen verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personalwesen, Betrieb usw. oder sogar mit externen Partnern wie Kunden oder Lieferanten zu koordinieren.

Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über die Vorgänge haben, damit sie ihre Anstrengungen besser koordinieren können, um gemeinsame Ziele zu erreichen. 

Die Vorteile des Einsatzes von Workflow-Management-Systemen liegen auf der Hand: Sie helfen Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Effizienz in allen Bereichen des Unternehmens zu steigern. Außerdem sind viele moderne Systeme in hohem Maße anpassbar, so dass Unternehmen sie individuell auf ihre eigenen Bedürfnisse zuschneiden können.

Dank ihrer Flexibilität eignen sich diese Lösungen für eine Vielzahl von Branchen, z. B. für Gesundheitsdienstleister, E-Commerce-Firmen, Logistikunternehmen usw., was sie zu einem unverzichtbaren Instrument für moderne Geschäftsabläufe macht.

Workflow Tools und Angebote

Workflow-Tools gibt es in verschiedenen Formen und Größen und können von einfachen Aufgabenmanagement- und Kanban-Methoden bis hin zu umfassenderen Lösungen zur Prozessabbildung und -automatisierung reichen. Sie können in drei Kategorien eingeteilt werden: Open-Source-Lösungen, kommerzielle Angebote oder Cloud-basierte gegenüber On-Premises-Lösungen. 

Open-Source-Workflow-Lösungen sind kostengünstig, erfordern aber technisches Fachwissen, um sie zu warten. Kommerzielle Angebote sind teurer, bieten aber mehr Funktionen und sind einfacher einzurichten und zu nutzen.

Cloud-basierte Lösungen erleichtern großen Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Standorten die Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe, da sie keine kostspieligen Hardware-Investitionen erfordern.

Für kleinere Unternehmen, die keine zusätzlichen Kosten für Cloud-Dienste auf sich nehmen wollen, sind lokale Lösungen möglicherweise besser geeignet. 

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Bei der Auswahl eines Workflow-Tools solltest du die Komplexität deiner Aufgaben berücksichtigen:

Wenn du nur kleine Aufgaben wie Kundendienstanfragen verwaltest, kann ein einfaches Aufgabenmanagement-Tool ausreichen; wenn du jedoch größere Projekte verwaltest, die eine detaillierte Dokumentation und Nachverfolgung erfordern, ist wahrscheinlich eine umfassendere Lösung zur Prozessabbildung und -automatisierung erforderlich. Außerdem solltest du dein Budget bedenken:

Open-Source-Lösungen bieten ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, erfordern aber möglicherweise IT-Fachwissen, um sie zu warten, während kommerzielle Angebote in der Regel einen besseren Support bieten, aber auch teurer sind. 

Leistungsspektrum und Einschränkungen von Workflow Software

Wenn du dich für ein bestimmtes Workflow-Management-System entscheidest, ist es wichtig zu wissen, welche Möglichkeiten es bietet. Im Allgemeinen bieten die meisten Workflow-Management-Systeme Funktionen zur Prozessmodellierung und -optimierung sowie Funktionen zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Systemintegration und Schnittstellen sind ebenfalls gemeinsame Merkmale der meisten Angebote. 

Es gibt jedoch auch einige potenzielle Einschränkungen, die du bei der Auswahl einer geeigneten Lösung für deinen Bedarf beachten solltest. Zum Beispiel erfordern viele Workflow-Software-Systeme einen gewissen Anpassungsaufwand, um die individuellen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen zu erfüllen. Es kann auch schwierig sein, ein System zu finden, das mit bestehenden Altsystemen kompatibel ist, wenn der Anbieter oder Drittanbieter keine angemessene Integrationsunterstützung bietet. 

Die Kosten für Workflow Management-Tool

Wenn du dich entscheidest, in eine Workflowmanagement Software zu investieren, sind die Kosten immer ein wichtiger Faktor. Die gute Nachricht ist, dass es leistungsstarke Programme im mittleren Preissegment gibt, sodass du nicht die Bank sprengen musst, um das richtige Tool für dein Team zu bekommen. 

Es ist aber auch wichtig, bei der Auswahl eines Workflow-Management-Systems andere Faktoren wie Preismodelle und Kosten-Nutzen-Analysen zu berücksichtigen.

Im Folgenden schauen wir uns jeden dieser Faktoren genauer an:

Preismodelle: Einmaliger Kauf, Abonnement, Mitgliedschaft

Bei den Preismodellen gibt es drei Hauptoptionen: einmaliger Kauf, Abonnement und Mitgliedschaft. Jedes Modell hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Welches du wählst, hängt von deinen Bedürfnissen und deinem Budget ab. Ein einmaliger Kauf bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, ist aber möglicherweise nicht für Unternehmen geeignet, die regelmäßige Updates oder zusätzliche Funktionen benötigen. Ein Abonnement- oder Mitgliedschaftsmodell hingegen bietet Flexibilität mit regelmäßigen Funktionserweiterungen, erfordert aber laufende Zahlungen von den Kunden. 

Kosten-Nutzen-Analyse und wirtschaftliche Betrachtung 

Es ist wichtig, nicht nur die Anfangskosten für den Kauf eines Workflow-Management-Systems zu berücksichtigen, sondern auch die langfristigen wirtschaftlichen Vorteile, die damit verbunden sind. Eine Analyse des Kosten-Nutzen-Verhältnisses verschiedener Systeme hilft dir dabei, herauszufinden, welche Option sowohl aus finanzieller als auch aus betrieblicher Sicht am besten zu deinem Unternehmen passt. 

Die Wahl der richtigen Workflowmanagement Software kann aufgrund verschiedener Faktoren wie Preismodelle, Kosten-Nutzen-Analyse und mehr eine Herausforderung sein. Wenn du diese Entscheidung triffst, ist es wichtig, all diese Faktoren abzuwägen und sicherzustellen, dass du etwas auswählst, das sowohl deinen geschäftlichen als auch deinen finanziellen Anforderungen entspricht

Auswahl und Vergleich von Workflow Software-Angeboten

Bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen kann es schwierig sein, herauszufinden, welche die beste Lösung für deine Bedürfnisse und Projektziele ist. Zum Glück hast du eine Menge Informationen zur Hand, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. 

Bei der Auswahl und dem Vergleich von Workflow-Softwareangeboten gibt es mehrere Kriterien, die berücksichtigt werden sollten.

  • Erstens solltest du auf den Funktionsumfang und die Anpassungsfähigkeit der einzelnen Optionen achten – du willst sichergehen, dass alle notwendigen Funktionen vorhanden sind und dass sie mit anderer Software zusammenarbeiten können, um deine speziellen Anforderungen zu erfüllen.
  • Zweitens sind auch die Benutzerfreundlichkeit und der Support wichtige Faktoren. Wenn ein Tool zu kompliziert oder schwer zu bedienen ist, wird es wahrscheinlich zu kostspieligen Fehlern oder Verzögerungen führen.
  • Drittens müssen auch Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit berücksichtigt werden – kann die Software, für die du dich entscheidest, im Laufe der Zeit mit deinem Unternehmen mitwachsen? 

Natürlich gibt es bei der Auswahl und dem Vergleich von Workflow-Software-Angeboten einige gängige Fallstricke, die unbedingt vermieden werden sollten. Auf den neuesten Trend aufzuspringen, ohne sich zu vergewissern, dass er alle aktuellen Anforderungen erfüllt, ist zum Beispiel ein Rezept für ein Desaster; vergleiche immer mehrere Optionen sorgfältig, bevor du eine Entscheidung triffst.

Sich ausschließlich auf Empfehlungen oder Erfahrungsberichte anderer Nutzer/innen zu verlassen, kann zu Voreingenommenheit oder Irreführung führen; auch wenn sie bei der Entscheidungsfindung nützlich sein können, solltest du nicht vergessen, dich auch selbst zu informieren! 

Wenn es an der Zeit ist, eine Entscheidung über den Kauf oder das Abonnement einer Workflow-Software zu treffen, solltest du immer im Hinterkopf behalten, wann sich der Kauf auszahlt und welche Aspekte des jeweiligen Angebots bei der Bewertung beachtet werden müssen. Verfolge dann die Implementierungs- und Einführungsschritte sorgfältig, damit von der Einrichtung bis zur Schulung alles reibungslos abläuft. 

Bei der Vielzahl an Workflow-Tools, die heute auf dem Markt erhältlich sind, muss es keine schwierige Aufgabe sein, das perfekte Tool für dein Unternehmen zu finden.

Wenn du diese Tipps zur Auswahl und zum Vergleich der Angebote auf dem Markt befolgst, wirst du keine Probleme haben, die Auswahl einzugrenzen und das perfekte Tool für dich zu finden!

Zusammenfassung zu Software Workflow-Tools

Software-Workflow-Tools können bei der digitalen Transformation eine entscheidende Rolle spielen, da sie Unternehmen und Beschäftigten helfen, Prozesse zu optimieren und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die sorgfältige Auswahl und Implementierung von Tools ist von grundlegender Bedeutung, da die falsche Wahl zu mangelnder Effizienz oder einem Anstieg der Kosten führen kann. 

Die besten Workflow Tools sollten den Nutzern eine umfassende Palette von Funktionen bieten, mit denen sie ihre Arbeitsabläufe effektiv verwalten können. Dazu gehören Funktionen wie Drag-and-Drop-Editoren für die einfache Erstellung von Prozessabläufen, automatisierte Aufgaben zur Verringerung der manuellen Arbeit, Bedingungsprüfungen für die Entscheidungsfindung, Benachrichtigungen über Aktualisierungen des Aufgabenstatus, Integration mit anderen Anwendungen und Diensten, Funktionen für die Zusammenarbeit, Datenanalysefunktionen und vieles mehr. 

Der Einsatz von Software-Workflow-Tools bietet außerdem verschiedene Möglichkeiten. Dazu gehören die Verbesserung des Kundenerlebnisses durch die Rationalisierung von Prozessen, die Steigerung der Produktivität durch die Automatisierung von Aufgaben, ein besserer Zugang zu Erkenntnissen aus der Datenanalyse, Kosteneinsparungen durch die Verringerung der für banale Aufgaben aufgewendeten Arbeitszeit, eine bessere Einhaltung von Vorschriften, eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams und ein höheres Engagement der Mitarbeiter/innen aufgrund der klaren Sichtbarkeit der einzelnen Rollen und Zuständigkeiten. 

Auf der anderen Seite müssen sich Unternehmen der potenziellen Risiken bewusst sein, die mit dem Einsatz von Software-Workflow-Tools verbunden sind, wenn sie nicht die richtigen Produkte auswählen oder sie nicht richtig implementieren. Zu diesen Risiken gehören die Komplexität beim Umgang mit großen Datenmengen, mangelnde Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen, Inkompatibilität zwischen bestehenden Systemen und weitere Integrationsprobleme. Unternehmen müssen bei der Auswahl von Software-Workflow-Lösungen auch die Schulungskosten berücksichtigen, damit die Beschäftigten lernen können, sie effektiv zu nutzen und das Beste aus ihnen herauszuholen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es für Unternehmen wichtig ist, ihre Bedürfnisse sorgfältig zu prüfen, bevor sie sich an die Auswahl von Software-Workflow-Tools machen – so stellen sie sicher, dass sie am Ende die besten Tools für die Anforderungen und Ziele ihres Unternehmens erhalten. Außerdem ist eine ordnungsgemäße Implementierung notwendig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter/innen angemessen geschult werden, um die gewählte Softwarelösung effizient zu nutzen.

Workflow Management-Software: FAQs (häufig gestellte Fragen).

Wer sollte sich für die Anschaffung eines Workflow Management-Tool entscheiden?

Unternehmen und Organisationen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren, automatisieren und effizienter gestalten möchten, sollten in Betracht ziehen, ein Workflow Management-Tool anzuschaffen. Insbesondere Unternehmen mit komplexen Prozessen, einer hohen Anzahl an Mitarbeitern oder einer starken Projektstruktur profitieren von solchen Tools.Unternehmen und Organisationen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren, automatisieren und effizienter gestalten möchten, sollten in Betracht ziehen, ein Workflow Management-Tool anzuschaffen. Insbesondere Unternehmen mit komplexen Prozessen, einer hohen Anzahl an Mitarbeitern oder einer starken Projektstruktur profitieren von solchen Tools.

Wo kann man am besten eine Workflow Software kaufen?

Workflow Software-Tools können direkt bei den Herstellern oder über Vertriebspartner und Software-Reseller erworben werden. Viele Anbieter bieten ihre Lösungen auch als webbasierte oder cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen an, die online abonniert werden können.

Warum sind moderne Workflow-Management-Lösungen sinnvoll?

Moderne Workflow Management-Lösungen bieten im Vergleich zu klassischen Excel-Sheets deutlich mehr Funktionen und Flexibilität. Sie ermöglichen die Automatisierung von Prozessen, Echtzeit-Datenübertragung, Kollaboration zwischen Teams, individuelle Anpassungen und Integrationen in andere Systeme. Dadurch steigt die Effizienz und die Fehleranfälligkeit durch manuelles Datenhandling wird reduziert.

Was kosten Workflow-Software-Tools?

Die Kosten für Workflow Management-Programme variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Lizenzmodell. Die Preise können zwischen wenigen Euro pro Monat und Nutzer für einfache SaaS-Lösungen bis hin zu mehreren tausend Euro für umfangreiche On-Premise-Installationen reichen. Oftmals bieten Anbieter auch Testversionen oder abgespeckte kostenfreie Varianten an.

Was ist besser – der Kauf oder ein Abo-Vertrag bei einem Workflow Software-Tool?

Ob der einmalige Erwerb einer Softwarelizenz oder ein Abo-Vertrag für ein Workflow Management-Tool besser ist, hängt von individuellen Anforderungen und Bedürfnissen ab. In der Regel bieten Abo-Verträge den Vorteil, dass Updates und Support meist inklusive sind und die Kosten für die Nutzung über die Vertragslaufzeit verteilt werden. Darüber hinaus sind sie einfach skalierbar, wenn beispielsweise mehr Nutzer hinzukommen. Bei der Entscheidung sollte man auch die finanziellen Aspekte und langfristige Planung berücksichtigen.

Was ist vor der Anschaffung einer Workflow Management Software zu beachten?

Vor der Anschaffung eines Workflow Management-Tools sollte man zunächst die eigenen Anforderungen und Prozesse analysieren sowie Ziele für die Optimierung definieren. Es ist wichtig, verschiedene Anbieter und Technologien miteinander zu vergleichen und eventuell Testversionen für Praxistests einzusetzen. Des Weiteren sollten auch Faktoren wie die Skalierbarkeit, Integration in bestehende Systeme, Datenschutz und notwendige Schulungen für Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Welches ist die beste Workflow Software?

Es gibt keine „beste“ Workflow Software, da die Auswahl stark von individuellen Anforderungen und Bedürfnissen abhängt. Beispiele für renommierte Anbieter sind Monday.com, Asana, Wrike oder Trello. Um das für Ihr Unternehmen passende Tool zu finden, sollten Sie eine gründliche Anbieterrecherche durchführen und Testversionen nutzen, um die optimale Lösung für Ihre Anforderungen zu identifizieren.

Quellen & Informationen

Workflow Management kurz erklärt?

Workflow-Management Wissen

Digitaler Workflow