Wissensmanagement-Tools 2024: Funktionen, Arten und Vergleich der besten Wissensmanagement Software

Suchst du nach effektiven Methoden, um deine Organisation zu optimieren und dein Wissen bestmöglich einzusetzen? Dann lies unbedingt weiter! In diesem Artikel wird die Relevanz von Werkzeugen für das Wissensmanagement beleuchtet und erklärt, warum eine einheitliche Wissensbasis und der leichte Zugang zu Informationen von großer Bedeutung sind.

Diese Tools können dir dabei helfen, dein Wissen zu organisieren und effektiv zu nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen und dein Unternehmen erfolgreich zu führen. Klingt spannend? Dann lass uns direkt in das Thema einsteigen!

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Was ist ein Wissensmanagement-Tools?

Ein Wissensmanagement-Tool ist eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, Informationen zu speichern, zu organisieren, zu suchen und zu navigieren. Es bietet eine zentrale Wissensbasis für die Speicherung verschiedener Medienformen wie Textdokumente, Präsentationen, Videos, Bilder und mehr.

Was sind die Merkmale von Wissensmanagement-Tools?

Wissensmanagement-Tools verfügen über eine Reihe von Funktionen die sie zu einer guten Wahl für Unternehmen machen, die ihr Wissen einfach abrufen und nutzen wollen. Hier sind einige der wichtigsten Merkmale dieser Tools:

Funktionen von Wissensmanagement-Tools

Wissensmanagement-Tools sind sehr nützliche Anwendungen, die die effektive Organisation und Verwaltung von Informationen innerhalb von Unternehmen ermöglichen. Hier sind einige wichtige Funktionen, die solche Tools bieten können:

• Strukturierte Speicherung: Wissensmanagement-Tools ermöglichen es Benutzern, verschiedene Arten von Informationen und Dokumenten wie Textdokumente, Präsentationen, Videos und Bilder in strukturierter Weise zu speichern und zu kategorisieren. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass Informationen leicht auffindbar und gut organisiert sind.
• Suche und Navigation: Mit Hilfe von Wissensmanagement-Tools können Benutzer schnell und einfach Informationen finden, die sie benötigen, indem sie nach Stichwörtern, Kategorien und anderen Kriterien suchen. Dies ermöglicht eine schnelle Navigation durch große Mengen von Informationen.
• Kollaboration: Wissensmanagement-Tools erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Benutzern, indem sie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, das Teilen von Informationen und die Echtzeitkommunikation ermöglichen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und effektiv zusammenarbeiten können.
• Wissensorganisation und Kategorisierung: Wissensmanagement-Tools helfen bei der Schaffung einer logischen Struktur und Ordnung in der Wissensbasis, indem sie Tags, Kategorien und Schlagwörter verwenden. Dies erleichtert die Navigation und Suche nach Informationen und gewährleistet eine einheitliche Strukturierung der gesamten Wissensbasis.
• Versionierung und Änderungsverfolgung: Es ist wichtig, die Entwicklung eines Themas nachvollziehen zu können. Mit der Versionierung und Änderungsverfolgung behält man den Überblick über den Wissensstand und ist in der Lage, ältere Versionen von Dokumenten wiederherzustellen.
• Benutzerberechtigungen: Um die Datensicherheit zu gewährleisten, werden Zugriffsrechte auf Informationen verwaltet. Dadurch können nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen.

Mit all diesen Funktionen können Wissensmanagement-Tools dazu beitragen, das Wissen innerhalb einer Organisation zu erfassen, zu organisieren und zu teilen, was letztendlich zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führt und somit Unternehmen auf lange Sicht zum Erfolg führt.

Arten von Wissensmanagement-Tools

Wissensmanagement-Tools sind Werkzeuge, die dazu beitragen, die effektive Verwaltung und den Austausch von Wissen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens zu erleichtern. Es gibt drei Arten von Wissensmanagement-Tools:

Interne Wissensmanagement-Tools:

• Unternehmens-Wikis sind Online-Enzyklopädien, in denen Mitarbeiter Informationen zu verschiedenen Geschäftsbereichen teilen und Pflegen können.
• FAQs bieten Antworten auf häufig gestellte Fragen. 
• Chatbots helfen bei der Lösung von Kundensupportanfragen und verbessern die interne Kommunikation.
• Mitarbeiterverzeichnisse tragen Informationen über Mitarbeiter und deren Kompetenzen und Fähigkeiten, die oft für spezifische Aufgaben benötigt werden.
• Unternehmensblogs ermöglichen es den Mitarbeitern, Gedanken und Ideen auszutauschen, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeit stehen.
• Knowledge-Bases sind Datenbanken, die Wissen über Geschäftsprozesse, Produkte und Dienstleistungen bereitstellen.
• Mitarbeiter-Apps bieten Zugang zu relevanten Informationen und Tools, die für das tägliche Geschäft benötigt werden.
• Foren bieten eine Plattform, auf der Mitarbeiter Fragen stellen und sich gegenseitig helfen können.

Externe Wissensmanagement-Tools:

• Unternehmen können Wissensdatenbanken pflegen, um Kunden und Anwendern Zugang zu wichtigen Informationen und Support zu geben.
• Wissensaustausch mit Kunden und Nutzern kann auch durch Online-Communitys oder soziale Netzwerke erfolgen.

Hybride Wissensmanagement-Tools:

• Diese Art von Tools kombiniert interne und externe Wissensmanagement-Tools, um Wissenssilos zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern. Ein Beispiel hierfür ist das Teilen von Wissen zwischen Mitarbeitern und Kunden über eine gemeinsame Plattform.

Insgesamt können Wissensmanagement-Tools Unternehmen dabei helfen, dein Wissensmanagement zu verbessern, das Potenzial deiner Mitarbeiter auszuschöpfen und eine bessere Zusammenarbeit zu fördern.

Vorteile einer Wissensmanagement-Software

Hier sind einige der Vorteile einer solchen Software:

• Archivierung von Wissen von Ex-Mitarbeitern und Experten: Oftmals verlassen wichtige Mitarbeiter das Unternehmen und nehmen ihr Wissen mit sich. Eine Wissensmanagement-Software ermöglicht es, dieses Wissen zu archivieren und somit für zukünftige Projekte und Generationen von Mitarbeitern verfügbar zu machen.
• Verbesserung des Kundenservices: Kundenanfragen können schneller und effektiver bearbeitet werden, wenn Mitarbeiter auf das Wissen, das in der Software gespeichert ist, in Echtzeit zugreifen können.
• Reduzierung der Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter können sich schnell mit der Arbeitsweise des Unternehmens vertraut machen, indem sie auf das gesammelte Wissen in der Software zugreifen.
• Integration von Mitarbeitern im Homeoffice: In der heutigen Arbeitswelt arbeiten viele Mitarbeiter von zu Hause aus. Eine Wissensmanagement-Software bringt alle Mitarbeiter an einem Ort zusammen, unabhängig von ihrem physischen Standort.
• Förderung der Zusammenarbeit und Unternehmenskultur: Eine Wissensmanagement-Software schafft eine gemeinsame Wissensbasis für alle Mitarbeiter und fördert somit die Zusammenarbeit und stärkt die Unternehmenskultur.

Vergleich der besten Wissensmanagement-Tools

HubSpot

Du möchtest eine Wissensdatenbank aufbauen und suchst nach einem effektiven Tool? Dann solltest du einen Blick auf das CRM-Tool HubSpot werfen. Es bietet zahlreiche Features, die deinem Team und deinen Kunden das Finden von Informationen erleichtern:

Funktionen:

• Erstellung von suchmaschinenoptimierten Hilfeartikeln zur gezielten Beantwortung von Kundenanfragen
• Etablierung von FAQs zu Produkten und Dienstleistungen zur schnellen und einfachen Kundeninformation
• Eigene Content-Software für die Gestaltung von informativen Artikeln und Blogposts
• Archivierung von Wissen von Ex-Mitarbeitern und Experten, um auf zukünftige Fragen vorbereitet zu sein
• Integration von Mitarbeitern im Homeoffice, um dezentrales Arbeiten zu ermöglichen
• Reduzierung der Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter durch die vorhandene Wissensdatenbank 
• Verbesserung des Kundenservices eine schnelle und effektive Wissensvermittlung bietet

• Mit diesen Features bietet HubSpot eine ideale Grundlage für ein effektives Wissensmanagement.

Preise:

• Die Starter-Versionen von Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub und Operations Hub kosten jeweils 20 €/Monat, 490 €/Monat, 490 €/Monat, 400 €/Monat und 790 €/Monat.
• Die Professional-Versionen von Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub und Operations Hub sind zu folgenden Preisen erhältlich: 880 €/Monat, 490 €/Monat, 490 €/Monat und 790 €/Monat.
• Die Enterprise-Versionen von Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub und Operations Hub kosten €3.300/Monat, €1.180/Monat, €1.180/Monat, €1.18monat, und 1.960 €/Monat.
• Zusätzliche Marketingkontakte kosten 92 €/Monat pro 10.000 Kontakte für Marketing Hub.

Bitrix24

Wenn es um Wissensmanagement geht, ist Bitrix24 eine der besten Lösungen auf dem Markt. Die Plattform bietet eine Vielzahl von Funktionen, um den Austausch von Informationen innerhalb einer Organisation zu erleichtern und eine effektive Nutzung des Wissens zu gewährleisten.

Funktionen:

Wissensmanagement: Bitrix24 ermöglicht es, Dokumente und Informationen an einem zentralen Ort zu speichern. Dies macht es einfach, auf relevante Informationen zuzugreifen und sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind.

Knowledge Base: Die Knowledge Base von Bitrix24 ermöglicht es, Informationen auf eine strukturierte und leicht verständliche Weise zu präsentieren. Dies hilft Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, schnell und einfach Informationen zu finden, die sie benötigen.

Dokumentenmanagement: Bitrix24 bietet auch ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System, das es einfach macht, Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen. Dies ermöglicht es, den Prozess der Zusammenarbeit und des Austauschs von Informationen innerhalb einer Organisation zu optimieren.

Aufgaben- und Projektmanagement: Darüber hinaus bietet Bitrix24 auch leistungsstarke Aufgaben- und Projektmanagement Tools an. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Projektbeteiligten immer auf dem neuesten Stand sind und jederzeit Zugang zu relevanten Informationen haben.

Einfache Kommunikation: Durch die Chat- und Video-Calling-Funktionen von Bitrix24 ist es einfach, mit Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit zu kommunizieren. Dadurch wird der Informationsaustausch innerhalb einer Organisation erleichtert und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen verbessert.

Preise:

• Free – Beinhaltet 5 GB Speicherplatz, Kanban-Ansicht, Zeiterfassung von Aufgaben, Website-Live-Chat-Cookie-Zustimmung und Arbeitsgruppen/Projekte mit externen Benutzern (Extranet).
• Basic – $49/Benutzer/Monat – Beinhaltet 24GB Speicherplatz unbegrenzte Angebote Ressourcenbuchung für die Terminplanung in CRM automatische Dialer Effizienz KPI CRM-Analyse Weiterleitung des Chats an alle Vertriebsarten.
• Standard – $99/Benutzer/Monat – Beinhaltet 100 GB Speicherplatz Automatisierung von Geschäftsprozessen in CRM Umwandlung von Angeboten in Angebote Rechnungen CRM-Zugriffsprotokoll Aktivitätsstrom Workflow-Aufgabenvorlagen wiederkehrende Aufgaben Analyseberichte Kanäle (Chat-Statistik).
• Professional – $199/Benutzer/Monat- Beinhaltet 1.024 GB intelligente Prozessautomatisierungen Zugriffsrechte Arbeitsgruppen Projekte Projektvorlagen Arbeitszeiterfassung 2.0 automatisiertes Anzeigenmanagement Activity Stream Workflow Aufgabenvorlagen wiederkehrende Aufgaben Analyseberichte Kanäle (Chat-Statistiken).

Bitrix24 ist somit eine umfassende Lösung für Wissensmanagement und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihr Wissen besser zu verwalten und zu nutzen. Mit einer benutzerfreundlichen Plattform, die sowohl kostenfrei als auch kostenpflichtig verfügbar ist, kann Bitrix24 Unternehmen dabei helfen, ihre Effizienz zu steigern und ihre Ziele schneller zu erreichen.

Zendesk

Wenn du auf der Suche nach einem leistungsstarken Wissensmanagement-Tool bist, ist die Zendesk Support Suite eine ausgezeichnete Wahl. Dieses Tool bietet eine umfassende Lösung für den Kundenservice, die Unternehmen jeder Größe dabei unterstützt, ihre Kunden besser zu bedienen und ihr internes Wissen effektiver zu verwalten.

Funktionen:

• Chats: Echtzeit-Chat-Funktionen ermöglichen es Kunden, schnell und einfach mit deinem Unternehmen zu interagieren.
• Instagram: Social-Media-Integration macht es einfach, Feedback und Anfragen direkt aus Instagram zu verwalten.
• WhatsApp: Nutze den beliebten Messaging-Service, um direkt mit deiner Zielgruppe zu kommunizieren.
• E-Mail und Telefon: Zendesk bietet eine umfassende E-Mail- und Telefon-Integration, um die Kundenkommunikation zu optimieren.
• Self-Service: Das integrierte Help-Center und Community-Foren ermöglichen es Kunden, sich selbst zu helfen und Lösungen zu finden.
• Persönlicher Support: Das Tool bietet persönlichen Support, der durch KI-basierte Automatisierungen und Bots ergänzt wird, um den Kundenservice zu erleichtern.

Preise:

• Suite Team: 49,00 € / Nutzer/Monat und umfasst ein branchenführendes Ticketing-System, Web-, Mobile- und Social-Messaging-Support, automatische Antworten (bis zu 50), einen einheitlichen Arbeitsbereich für Agenten, sofort einsatzbereite Berichte und Analysen, Daten- und Dateispeicherung, mehr als 1000 Apps und Integrationen, robuste APIs mit Standard tarifgrenzen, Online-/E-Mail-/Telefon-Support.
• Suite Growth: 79,00 € / Nutzer/Monat und umfasst alle Funktionen von Suite Team sowie ein Self-Service-Kundenportal, KI-gestütztes Wissensmanagement, anpassbare Ticket-Layouts, einfache Zugriffslizenzen (bis zu 50), SLA-Management und mehrsprachigen Support und Inhalte.
• Suite Enterprise: 150,00 € / Benutzer/Monat und umfasst alle Funktionen von Suite Team und Growth plus benutzerdefinierte Teamrollen und -berechtigungen, erweitertes Wissensmanagement, anpassbare Arbeitsbereiche für Agenten, anpassbares Branding für Webkonversationen, leichtgewichtige Zugriffslizenzen (bis zu 1000), Echtzeit-Berichterstattung und -Analyse, Sandbox-Umgebung für Änderungsmanagement und robuste APIs mit Unternehmenstarif grenzen.

Insgesamt kann die Zendesk Support Suite dazu beitragen, Wissensmanagement-Tools zu verbessern und das Kundenerlebnis zu optimieren. Wenn du also auf der Suche nach einem Tool bist, das deinem Unternehmen hilft, besser auf die Bedürfnisse deiner Kunden einzugehen, solltest du unbedingt die Zendesk Support Suite in Betracht ziehen.

Confluence

Mit Wissensmanagement-Tools wie Confluence kannst du deinen Projekten und Teams eine Wissensdatenbank bereitstellen, um Informationen zu organisieren, zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten.

Funktionen:

• Erstelle und verwalte Inhalte wie Meeting-Notizen, Produktanforderungen oder Forschungsberichte.
• Biete deinem Team die Möglichkeit, Feedback in den Dokumenten zu teilen und zu überprüfen.
• Begrenze den Zugriff auf vertrauliche Daten und Informationen.
• Verwalte Aufgaben und delegiere sie an Teammitglieder.
• Verfolge den Status von Aufgaben in Echtzeit.
• Nutze mobile Apps für iOS und Android, um auch von unterwegs auf wichtige Informationen und Dokumente zugreifen zu können.

Preise:

• Die Basisversion der Wissensmanagement-Tools ist kostenlos und für bis zu 10 Benutzer verfügbar.
• Das Standardpaket kostet 5,75 $ pro Benutzer (ca. 57,50 $ pro Monat) und umfasst bis zu 50.000 Benutzer, 250 GB Dateispeicher, Benutzerberechtigungen und Support während der regionalen Geschäftszeiten.
• Das das Premium-Paket kostet $11 pro Benutzer (ca. $110 pro Monat) und beinhaltet unbegrenzten Speicherplatz, Analysen, Premium-Support rund um die Uhr und ein SLA für 99,9 % Verfügbarkeit.
• Das Enterprise-Paket ist nur über eine jährliche Abrechnung erhältlich und bietet unbegrenzte Standorte, Atlassian Access, Enterprise-Support rund um die Uhr und ein SLA für 99,95% Verfügbarkeit

Mit Confluence hast du alle Tools, die du brauchst, um eine professionelle Wissensdatenbank aufzubauen und dein Team effektiver und effizienter arbeiten zu lassen.

Freshdesk

Freshdesk ist nicht nur ein Helpdesk-System, sondern auch ein leistungsstarkes Tool für das effektive Management von Wissen.

Funktionen:

• Wissensdatenbank: Erstelle eine umfassende Datenbank mit häufig gestellten Fragen und Antworten und teile sie mit deinen Kunden, um ihnen schnelle Lösungen zu bieten.
• Automatisierte Wissenserstellung: Erstelle automatisch Wissensartikel, wenn ein Ticket gelöst wurde, um sicherzustellen, dass der Inhalt immer auf dem neuesten Stand ist.
• Kollaboratives Wissensmanagement: Lasse dein Team Wissensartikel erstellen, bearbeiten und teilen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
• Inline-Suche: Finde schnell relevante Informationen, indem du direkt in der Unterhaltungsschnittstelle suchst, ohne die Seite zu verlassen.
• Analyse von Wissensartikeln: Überwache die Leistung deiner Wissensartikel und erfahre, welche Inhalte am hilfreichsten sind.

Preise:

• Kostenlos: bis zu 10 Agenten, E-Mail- und soziale Tickets, Ticketversand, Wissensdatenbank, Ticket-Trendbericht, Standort des Rechenzentrums, Teamzusammenarbeit.
• Growth: 15 €/Agent/Monat (jährliche Abrechnung) oder 18 €/Agent/Monat (monatliche Abrechnung), Automatisierung, Überschneidungserkennung, Marketplace-Apps, helpdesk-Bericht, SLA und Geschäftszeiten, eigener E-Mail-Server, benutzerdefinierte Ticketanzeigen, Ticketfelder und -status, benutzerdefinierte Felder, benutzerdefiniertes SSL.
• Pro: 49 €/Agent/Monat (jährliche Abrechnung) oder 59 €/Agent/Monat (monatliche Abrechnung), Routing in Round Robin, benutzerdefinierte Rollen, benutzerdefinierte Objekte, benutzerdefinierte Berichte und Dashboards, benutzerdefinierte Segmente, Versionierung in der Wissensdatenbank, mehrere Produkte (bis zu 5), bis zu 5000 Mitarbeiter, erweiterbare API-Grenzen, CSAT-Umfrage und -Bericht, mehrere SLA und Geschäftszeiten mit SLA-Erinnerung und Eskalation, mehrsprachige Wissensdatenbank, benutzerdefinierte Anwendungen.
• Enterprise: 79 €/Agent/Monat (jährliche Abrechnung) oder 95 €/Agent/Monat (monatliche Abrechnung), fähigkeitsbasiertes Routing, Sandbox, Audit-Protokoll, Genehmigungs-Workflow für die Wissensdatenbank, Agentenschichten, IP-Bereichsbeschränkung, E-Mail-Bot Freddy (beinhaltet bis zu 5.000 Sitzungen/Monat), Support-Bot Freddy, automatische Triage mit Freddy, Artikelvorschläge mit Freddy Robo Assist (RPA-Anbindung), vorgefertigte Antwortvorschläge mit Freddy, unbegrenzte Produkte und soziale Signale.

Mit diesen Funktionen ist Freshdesk ein leistungsstarkes Werkzeug, um dein Wissen effektiv zu managen und den Kundenservice zu verbessern. Probier es aus und erlebe selbst, wie einfach es sein kann, Kundenfragen zu beantworten!

Zusammenfassung zu Wissensmanagement-Software

Wenn es um Wissensmanagement geht, ist es für eine Organisation wichtig, über die richtigen Tools zu verfügen. Wissensmanagement-Software bietet Funktionen wie Zugriffskontrolle, Wissensspeicherung, Suchfunktionen und Zusammenarbeit für eine effektive Nutzung des Know-hows innerhalb eines Unternehmens.

Ein Vorteil von Wissensmanagement-Tools besteht darin, dass sie die interne Zusammenarbeit und den Workflow Management optimieren und so eine schnellere Innovation und Problemlösung ermöglichen. Eine gute Auswahl des passenden Tools für die jeweiligen Anforderungen ist dabei von entscheidender Bedeutung, um den Erfolg des Wissensmanagements sicherzustellen.

Werden die richtigen Tools eingesetzt, können Unternehmen von einer besseren Skalierbarkeit, erweiterten Funktionsmöglichkeiten und effektiven Arbeitsabläufen profitieren. Insgesamt sind Wissensmanagement-Softwarelösungen unverzichtbar, um Wissen innerhalb eines Unternehmens zu verwalten und zu nutzen.

Wissensmanagement-Software: Häufige Fragen (FAQ) 

Was ist ein Wissensmanagement Tool?

Ein Wissensmanagement Tool ist eine Art Software, mit deren Hilfe Unternehmen Wissen sammeln, verwalten, teilen und nutzen können. Es kann dabei helfen, Informationen in einer zentralen Datenbank zu organisieren und zu archivieren sowie Wissensträger im Unternehmen zu identifizieren.

Was zählt zum Wissensmanagement in einem Unternehmen?

Zum Wissensmanagement in einem Unternehmen zählt alles, was dazu beiträgt, Wissen zu schaffen, zu teilen, zu bewahren und anzuwenden. Dazu gehören Maßnahmen wie Schulungen, Wissensdatenbanken, Expertennetzwerke, Erfahrungsaustausche oder auch ein aktives Wissensmanagement durch die Führungskräfte.

Wie funktioniert Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist ein systematischer Prozess, der aus mehreren Schritten besteht. Zunächst wird das vorhandene Wissen im Unternehmen erfasst und in einer zentralen Datenbank gespeichert. Anschließend wird es geteilt, beispielsweise durch Schulungen oder Erfahrungsaustausche. Im idealfall findet auch eine kontinuierliche Verbesserung statt, in dem das Wissen immer weiter optimiert und angepasst wird.

Welche Möglichkeiten des Wissensmanagements können genutzt werden?

Es gibt viele Möglichkeiten des Wissensmanagements. Unternehmen können zum Beispiel auf interne Schulungen, Expertennetzwerke, Wissensdatenbanken oder auch Erfahrungsaustausche setzen. Auch die Einführung von Wissensmanagement-Tools kann sinnvoll sein, um das Wissen zentral zu erfassen und zu teilen.

Was kosten Wissensmanagement-Tools?

Die Kosten für Wissensmanagement-Tools können je nach Anbieter und Funktionsumfang sehr unterschiedlich ausfallen. Es gibt kostenlose Open-Source-Tools, aber auch kostenpflichtige Lösungen mit umfangreichen Funktionen. Eine genaue Angabe der Kosten ist daher schwierig und es lohnt sich, verschiedene Anbieter und ihre Preisgestaltung zu vergleichen.