Unsere Arbeitsumgebung befindet sich im stetigen Wandel. Dabei ist es wichtig, dass auch die Art der Vertragsgestaltung mit dieser Entwicklung Schritt hält. Agile Methoden wie Scrum und Kanban revolutionieren nicht nur das Projektmanagement und insbesondere die Softwareentwicklung, sondern zeigen auch innovative Ansätze auf, wie Verträge gestaltet werden können. In diesem Artikel stellen wir digitale Vertragsmanagement-Tools für Unternehmen vor und erläutern, wie Verträge im agilen Umfeld flexibel gestaltet werden können.


Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links*. Wenn du über diese Links etwas kaufst, erhalte ich möglicherweise eine kleine Provision. Die mit einem * gekennzeichneten Links helfen, die Kosten für diese Website zu decken und hochwertige Inhalte bereitzustellen. Für weitere Informationen zu Affiliate-Links und deren Kennzeichnung, klicke bitte hier.

Vom statischen Wasserfallmodell zu agilen Methoden

Wer schon seit längerer Zeit in der Softwareentwicklung tätig ist, kennt mit Sicherheit das statische Wasserfallmodell. Ein Projekt wird dabei in einzelne Phasen von der Anforderungsanalyse über den Systementwurf und die Implementierung bis hin zu Tests und Wartung unterteilt. Bevor die nächste Phase beginnen kann, muss die vorherige Phase komplett abgeschlossen sein. Der große Vorteil dabei: eine klare Struktur mit vorhersehbaren Abläufen.

Aufgrund der geänderten Anforderungen in den vergangenen Jahren hat sich dieses Modell jedoch zusehends als unflexibel erwiesen. An seine Stelle traten deshalb agilere Methoden wie Scrum und Kanban, die es Teams ermöglichen, schneller und dynamischer auf Änderungen zu reagieren.

Kontinuierliches Feedback aller Stakeholder sowie iterative Arbeitszyklen ermöglichen es, nicht nur Software, sondern auch Produkte und Dienstleistungen in sehr kurzen Zyklen zu verbessern und auf sich ändernde Kundenbedürfnisse und neue Herausforderungen am Markt anzupassen. Damit erfüllt der Ansatz eine Grundvoraussetzung, um im heutigen Wettbewerb zu bestehen.

Digitale Lösungen für die agile Vertragsgestaltung

Moderne Business-Software für die Vertragsgestaltung wie ContractHero, Inhubber, Contractbook, PACTY und fynk bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Verträge effizient verwalten können. Gerade in globalisierten Märkten mit unterschiedlichen Rechtssystemen und häufigen politischen Veränderungen sind rasche Anpassungen erforderlich.

In der Vertragsmanagement-Software sind alle Dokumente und die zugehörigen Informationen digital gespeichert. Insbesondere dann, wenn ein Unternehmen beispielsweise durch eine Anpassung von Verträgen mit Lieferanten bei veränderten Produktanforderungen auf Veränderungen reagieren muss, um am Markt erfolgreich zu bleiben, ist das nützlich. Durch automatisierte Workflows ist es möglich, alle Stakeholder rechtzeitig zu informieren und dadurch die Entscheidungsprozesse zum einen transparenter, zum anderen effizienter zu gestalten.

Lesetipp:  Der einfachste Weg 2024: schnell 1.000 Euro verdienen im Monat

Gute Tools erleichtern nicht nur das Controlling durch die automatische Erstellung von Reports, sondern ermöglichen auch eine einfachere Risikoanalyse. Die Erkenntnisse der bisherigen Verträge können so in neuen Verhandlungen genutzt werden, um mögliche Risiken in Zukunft auszuschließen oder zumindest auf ein Minimum zu beschränken. In diesem Zusammenhang ist es besonders wichtig, dass sich die Vertragsmanagement-Tools in bestehende Systeme wie SAP einfach und unkompliziert integrieren lassen.

Insbesondere die Gestaltung von Arbeitsverträgen kann durch eine leistungsstarke Vertragsmanagement-Software deutlich verbessert werden. Ein gutes Tool ermöglicht es, alle Rechte und Pflichten im Arbeitsvertrag systematisch zu erfassen. Im Hinblick auf die Compliance macht es das allen Beteiligten wesentlich einfacher, Gesetze, Vorschriften und ethische Standards im Unternehmen einzuhalten.

Verträge im agilen Umfeld dynamisch gestalten

Wenn schnelle Anpassungen in Unternehmen an der Tagesordnung stehen, müssen sich auch die Verantwortlichen für das Vertragswesen darauf einstellen. Da die traditionellen Vertragsmodelle oftmals zu starr sind, um den heutigen Anforderungen gerecht zu werden, ist eine angepasste Herangehensweise erforderlich.

Die Basis dafür bildet der Einsatz von modularen Verträgen. Dabei werden in einem Basisvertrag die grundlegenden Rahmenbedingungen festgelegt. In weiterer Folge kann dieser durch einzelne Module ergänzt werden, die spezifische Aspekte abdecken. So ist es möglich, diese Module anzupassen oder auszutauschen, ohne dass dafür jedes Mal der gesamte Vertrag neu verhandelt werden muss. Überdies ist es wichtig, die vorhandenen Verträge nicht als statische Dokumente zu betrachten. In regelmäßigen Review-Zyklen sollte deshalb überprüft und sichergestellt werden, ob die Verträge immer noch allen aktuellen Anforderungen entsprechen.

Feste Leistungsziele haben in der heutigen Arbeitswelt ausgedient. An deren Stelle sollten sich im Arbeitsvertrag Ziele finden, die flexibel angepasst werden können. Es sollte zwar definiert werden, was genau erreicht werden soll, der Weg dorthin, also die Art und Weise der Zielerreichung, sollte jedoch offenbleiben und entsprechenden Spielraum bieten.

Die Fluktuation in Unternehmen hat in Deutschland in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Vor allem bei Projekten im Zusammenhang mit Softwareentwicklung empfiehlt sich deshalb die Nutzung von sogenannten Escrow-Diensten, bei denen der Quellcode bei einem neutralen Dritten hinterlegt wird. Das sichert die Interessen aller in den Vertrag involvierten Parteien und bietet eine Lösung für den Fall, dass Anpassungen nötig werden und die ursprünglichen Entwickler nicht mehr verfügbar sind.