Unsere Arbeitsumgebung befindet sich im stetigen Wandel. Dabei ist es wichtig, dass auch die Art der Vertragsgestaltung mit dieser Entwicklung Schritt hĂ€lt. Agile Methoden wie Scrum und Kanban revolutionieren nicht nur das Projektmanagement und insbesondere die Softwareentwicklung, sondern zeigen auch innovative AnsĂ€tze auf, wie VertrĂ€ge gestaltet werden können. In diesem Artikel stellen wir digitale Vertragsmanagement-Tools fĂŒr Unternehmen vor und erlĂ€utern, wie VertrĂ€ge im agilen Umfeld flexibel gestaltet werden können.
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Vom statischen Wasserfallmodell zu agilen Methoden
Wer schon seit lĂ€ngerer Zeit in der Softwareentwicklung tĂ€tig ist, kennt mit Sicherheit das statische Wasserfallmodell. Ein Projekt wird dabei in einzelne Phasen von der Anforderungsanalyse ĂŒber den Systementwurf und die Implementierung bis hin zu Tests und Wartung unterteilt. Bevor die nĂ€chste Phase beginnen kann, muss die vorherige Phase komplett abgeschlossen sein. Der groĂe Vorteil dabei: eine klare Struktur mit vorhersehbaren AblĂ€ufen.
Aufgrund der geĂ€nderten Anforderungen in den vergangenen Jahren hat sich dieses Modell jedoch zusehends als unflexibel erwiesen. An seine Stelle traten deshalb agilere Methoden wie Scrum und Kanban, die es Teams ermöglichen, schneller und dynamischer auf Ănderungen zu reagieren.
Kontinuierliches Feedback aller Stakeholder sowie iterative Arbeitszyklen ermöglichen es, nicht nur Software, sondern auch Produkte und Dienstleistungen in sehr kurzen Zyklen zu verbessern und auf sich Ă€ndernde KundenbedĂŒrfnisse und neue Herausforderungen am Markt anzupassen. Damit erfĂŒllt der Ansatz eine Grundvoraussetzung, um im heutigen Wettbewerb zu bestehen.
Digitale Lösungen fĂŒr die agile Vertragsgestaltung
Moderne Business-Software fĂŒr die Vertragsgestaltung wie ContractHero, Inhubber, Contractbook, PACTY und fynk bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, mit denen Unternehmen ihre VertrĂ€ge effizient verwalten können. Gerade in globalisierten MĂ€rkten mit unterschiedlichen Rechtssystemen und hĂ€ufigen politischen VerĂ€nderungen sind rasche Anpassungen erforderlich.
In der Vertragsmanagement-Software sind alle Dokumente und die zugehörigen Informationen digital gespeichert. Insbesondere dann, wenn ein Unternehmen beispielsweise durch eine Anpassung von VertrĂ€gen mit Lieferanten bei verĂ€nderten Produktanforderungen auf VerĂ€nderungen reagieren muss, um am Markt erfolgreich zu bleiben, ist das nĂŒtzlich. Durch automatisierte Workflows ist es möglich, alle Stakeholder rechtzeitig zu informieren und dadurch die Entscheidungsprozesse zum einen transparenter, zum anderen effizienter zu gestalten.
Gute Tools erleichtern nicht nur das Controlling durch die automatische Erstellung von Reports, sondern ermöglichen auch eine einfachere Risikoanalyse. Die Erkenntnisse der bisherigen VertrĂ€ge können so in neuen Verhandlungen genutzt werden, um mögliche Risiken in Zukunft auszuschlieĂen oder zumindest auf ein Minimum zu beschrĂ€nken. In diesem Zusammenhang ist es besonders wichtig, dass sich die Vertragsmanagement-Tools in bestehende Systeme wie SAP einfach und unkompliziert integrieren lassen.
Insbesondere die Gestaltung von ArbeitsvertrÀgen kann durch eine leistungsstarke Vertragsmanagement-Software deutlich verbessert werden. Ein gutes Tool ermöglicht es, alle Rechte und Pflichten im Arbeitsvertrag systematisch zu erfassen. Im Hinblick auf die Compliance macht es das allen Beteiligten wesentlich einfacher, Gesetze, Vorschriften und ethische Standards im Unternehmen einzuhalten.
VertrÀge im agilen Umfeld dynamisch gestalten
Wenn schnelle Anpassungen in Unternehmen an der Tagesordnung stehen, mĂŒssen sich auch die Verantwortlichen fĂŒr das Vertragswesen darauf einstellen. Da die traditionellen Vertragsmodelle oftmals zu starr sind, um den heutigen Anforderungen gerecht zu werden, ist eine angepasste Herangehensweise erforderlich.
Die Basis dafĂŒr bildet der Einsatz von modularen VertrĂ€gen. Dabei werden in einem Basisvertrag die grundlegenden Rahmenbedingungen festgelegt. In weiterer Folge kann dieser durch einzelne Module ergĂ€nzt werden, die spezifische Aspekte abdecken. So ist es möglich, diese Module anzupassen oder auszutauschen, ohne dass dafĂŒr jedes Mal der gesamte Vertrag neu verhandelt werden muss. Ăberdies ist es wichtig, die vorhandenen VertrĂ€ge nicht als statische Dokumente zu betrachten. In regelmĂ€Ăigen Review-Zyklen sollte deshalb ĂŒberprĂŒft und sichergestellt werden, ob die VertrĂ€ge immer noch allen aktuellen Anforderungen entsprechen.
Feste Leistungsziele haben in der heutigen Arbeitswelt ausgedient. An deren Stelle sollten sich im Arbeitsvertrag Ziele finden, die flexibel angepasst werden können. Es sollte zwar definiert werden, was genau erreicht werden soll, der Weg dorthin, also die Art und Weise der Zielerreichung, sollte jedoch offenbleiben und entsprechenden Spielraum bieten.
Die Fluktuation in Unternehmen hat in Deutschland in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Vor allem bei Projekten im Zusammenhang mit Softwareentwicklung empfiehlt sich deshalb die Nutzung von sogenannten Escrow-Diensten, bei denen der Quellcode bei einem neutralen Dritten hinterlegt wird. Das sichert die Interessen aller in den Vertrag involvierten Parteien und bietet eine Lösung fĂŒr den Fall, dass Anpassungen nötig werden und die ursprĂŒnglichen Entwickler nicht mehr verfĂŒgbar sind.